Destek Hizmetleri Müdürlüğü
Görev ve Çalışma Yönetmeliği: Hizmetlerin planlanması, ihale süreçlerinin yürütülmesi ve belediye taşınmazlarının yönetimi.
Mehmetcan ELBASAN
DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRÜ
DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
AMAÇ VE KAPSAM:
Madde 1:
1.1. AMAÇ: Bu Yönetmelik Tekirdağ İli Hayrabolu Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumluluk alanları ile ilgili çalışma esaslarını belirlemek amacıyla düzenlenmiştir.
1.2. KAPSAM: Bu yönetmelik, Hayrabolu Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü hizmetlerinin planlanması, doğrulanması ve onaylanması hizmetlerini kapsar.
KURULUŞ VE HUKUKİ DAYANAK:
Madde 2:
Tekirdağ İli Hayrabolu Belediye Meclisinin …/…/20… tarih, …….. sayılı kararıyla müstakil Müdürlük olarak kurulmuş olan, Destek Hizmetleri Müdürlüğüne ait bu Yönetmelik 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile sair ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.
MÜDÜRLÜĞÜN TANIMI:
Madde 3:
Destek Hizmetleri Müdürlüğü, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 60. maddesinin (n) bendi gereğince harcama birimlerinin talebi ve üst yöneticinin onayıyla diğer harcama birimlerine ilişkin ihale işlemlerini 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun hükümleri çerçevesinde temin ederek, kamu hizmetlerinin etkin, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlar. Mülkiyeti Belediyeye ait taşınmazların değerlendirilmesi, korunması, denetimini sağlar. Ulaştırma ve lojistik hizmetlerin; etkili, düzenli ve verimli biçimde sağlanabilmesine yönelik tüm iş ve işlemleri yürütülmesini sağlar.
MÜDÜRLÜĞÜN ÇALIŞMASI İLE İLGİLİ MEVZUAT VE TANIMLAR:
Madde 4: Tanımlar
Bu Yönetmelikte geçen;
a) Belediye : Tekirdağ İli Hayrabolu Belediyesini,
b) Başkanlık : Tekirdağ İli Hayrabolu Belediye Başkanlığını,
c) Müdürlük : Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,
d) Müdür : Destek Hizmetleri Müdürünü,
e) Yönetmelik : Destek Hizmetleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini, ifade eder.
Madde 5:
- 5.1 Birim görevlilerinin ortak nitelikteki yönetim görevlerini yerine getirmek
- 5.2 Her takvim yılına ait müdürlük yatırım programını hazırlamak ve karara bağlanması amacı ile ilgili makamlara sunmak.
- 5.3 Belediye Başkanlık Makamı ve Sorumlu Başkan Yardımcısı tarafından verilecek görevleri ifa etmek.
- 5.4 Kamu İhale Kurumunun belirlediği senelik limitler çerçevesinde harcama birimleri ve müdürlüklerden gelen talepleri; 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun her yıl güncellenen limiti içersinde piyasa araştırması yaparak 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun Doğrudan Temin Usulü ile temin eder, doğrudan temin limit üzerinde ise ihale yolu ile teminini sağlar.
- 5.5 Müdürlüklerden gelen taleplere istinaden ihalesi yapılan mal, hizmet ve yapım işlerine ait sözleşmeler imzalandıktan sonra dosyaları hazırlarak ilgili müdürlüğüne göndermek ve sureti müdürlük arşivinde muhafaza etmek.
- 5.6 Birimin bütçesini hazırlayıp Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.
- 5.7 Birim Faaliyet Raporunu hazırlayıp, Mali Hizmetler Müdürlüğü göndermek.
- 5.8 Belediyeye ait gayrimenkullerin ve taşınmazların 2886 sayılı Devlet İhale Kanununa göre kiralanmasını veya satış ihalelerinin idari iş işlemlerini yapmak ve sonuçlandırmak.
- 5.9 Müdürlüğe ait demirbaşların kaydını tutmak, ekonomik ömrünü kaybetmiş demirbaşlara ait düşümü yapmak.
- 5.10 Müdürlüklerden gelen taleplere istinaden hurda satışı ihalesi iş ve işlemlerini yürütmek.
- 5.11 Belediye birimlerine kömür alımı ve dağıtımı, işçi ve memur personele giysi alımı ve dağıtımı, özel güvenlik hizmet alımı ile diğer mal alımı ve hizmet alımı ihalelerini zamanında yapmak, kontrolünü yapmak ve ihale ile alınan malların depo giriş ve çıkışlarını yapmak.
- 5.12 Mülkiyeti Belediyeye ait taşınmazların değerlendirilmesi, korunması ve denetiminin sağlanması için gerekli çalışmaları yapmak. Belediye tarafından yapılan veya yaptırılan veya satın alınan binaları teslim almak.
- 5.13 Belediyenin taşınmaz mallarının, ilgili mevzuat ve amacı doğrultusunda kamu kurum ve kuruluşlarına bedeli karşılığı veya bedelsiz olarak tahsis veya devredilmesine, tahsis /devir kararının kaldırılmasına veya süre uzatımına yönelik idari işlemleri yapmak.
- 5.14 Kira süresi biten belediye taşınmazlarını idari sözleşme kurallarına uygun ve eksiksiz olarak teslim almak, tahliyesini sağlamak, aksi durumda teslim amacıyla gereken idari işlemlerin yapılması için gereğini yapmak.
- 5.15 Belediye tarafından kamu yararı ilkesine uygun olarak kullanmak üzere, gerekli olan taşınmazların kiralama işlemlerini yapmak.
- 5.16 Belediye mülkiyetinde veya tasarrufunda olan taşınmaz malların envanterini ve kayıtlarını tutmak. Müdürlükçe yürütülen tüm iş ve işlemlere ait her türlü bilgi belge ve dokümanı arşivlemek.
- 5.17 Belediyeye ait taşınmazların işgalini önlemek üzere gerekli tedbirlerin alınması için ilgili kurum ve birimlerle gerekli çalışmaları yapmak.
- 5.18 Belediyeye ait işgal edilmiş taşınmazların işgalcilerinden ecrimisil bedellerinin Mali Hizmetler Müdürlüğünce tahsil edilmesini sağlamak ve tahliyelerinin yapılması için gerekli idari işlemleri yapmak.
- 5.19 Belediye Başkanlığınca imzalanan protokol veya idari sözleşmelerde yer alan koşulların yerine getirilmesi konusunda ilgili belediye birimleri ile koordinasyonu ve iş takibini sağlamak.
- 5.20 Müdürlüğün sorumluluğunda ve yargıya intikal edilen konular hakkında Mahkemelerce veya Hukuk İşleri Müdürlüğünce istenen bilgi ve belgeleri zamanında ve tam olarak hazırlayarak iletmek.
- 5.21 Belediye Başkanlığımızın malı olan ve Destek Hizmetleri Birimine bağlı araçların periyodik bakım, tamir ve onarım ihtiyaçlarını Fen İşleri Müdürlüğü birimi ile koordineli bir şekilde yaptırmak.
- 5.22 Belediye Başkanlığımızın malı olan ve birimlerce kullanılan araçların fenni muayene, egzos testi, plaka, ruhsat, tescil ve sigorta işlemlerini yaptırmak ve kayıtlarının tutmak.
Madde 6:
6.1. Müdürlüğün Yetkisi: Müdürlük, Belediye Başkanı ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımçasının vereceği emirler doğrultusunda, Belediye Yasasına ve diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak bu yönetmeliğin 5. maddesindeki görevlerini yerine getirmek için yetkilerini kullanır.
6.2. Müdürlüğün Sorumluluğu: Müdürlük, Belediye Başkanı ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı tarafından ilgili mevzuat hükümlerine göre ve Müdürlüğün çalışma disiplini içinde verilecek emirlerin ve bu yönetmeliğin 5. maddesinde tanımlanan görevlerin uygulanmasından ve gerçekleştirilmesinden sorumludur.
Madde 7: Müdürlük Teşkilatı: Müdürlük iş ve işlemlerinin yürütülmesi sırasında personel dağılımı ihtiyaca göre tespit edilir ve görev taksimi yapılır.
DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRÜ
Madde 8: 8.1 Görevleri, 8.2 Yetkileri, 8.3 Sorumlulukları, 8.4 ve 8.5 Nitelikleri kapsar. (Harcama yetkilisi, Tahakkuk amiri ve disiplin amiri yetkilerini kullanır.)
ŞEFLİKLERİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI:
Madde 9: Müdürlük bünyesinde; Genel İdare Hizmetler Şefliği, Satın alma ve İhale Şefliği, Emlak Şefliği bulunmaktadır. Şefler, birim organizasyonu ve Müdüre karşı sorumluluk görevlerini yürütürler.
MEMURLARIN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU:
Madde 10: Memurlar, amirleri tarafından verilen yazışma, ihale dosyası hazırlama, evrak kayıt ve arşivleme görevlerini noksansız yerine getirmekle yükümlüdür.
Görevin Alınması Madde 11 - Görevin Planlanması Madde 12 - Görevin Yürütülmesi Madde 13
Madde 14: Tutulacak Defter ve Dosyalar: 1. Gelen Evrak, 2. Giden Evrak, 3. Zimmet, 4. Gelen Giden Dosyası, 5. Meclis/Encümen Kararları, 6. Özlük Dosyası, 7. Taşınır Kayıtları, 8. İhale Dosyaları, 9. Emlak Dosyaları.
İŞBİRLİĞİ VE KOORDİNASYON:
Madde 15-16: Müdürlük birimleri arası işbirliği müdür tarafından sağlanır. Diğer kurumlarla yazışmalar Belediye Başkanı imzası ile yürütülür.
ARŞİVLEME VE DENETİM:
Madde 17-25: Gelen/giden evrak işlemleri elektronik belge sistemi (EBYS) üzerinden takip edilir. Tüm personel iç ve dış denetime tabidir. Disiplin ve sicil işlemleri yürürlükteki yasa ve yönetmeliklere göre gerçekleştirilir.