Yazı İşleri Müdürlüğü
Sertaç EVİN
YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ
Yazı İşleri Müdürlüğü Görev, Yetki ve Çalışma Yönetmeliği
MADDE 1: Bu Yönetmeliğin amacı; 5393 sayılı Belediyeler Kanununun 48. ve 49. Maddeleri gereği “Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esasları”na göre düzenleme yapılması amacıyla, 05.04.2007 tarih ve 104 sayılı Belediye Meclis kararı ile yeniden adlandırılan Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Çalışma Yönetmeliğinin, usul ve esaslarını belirlemektir.
MADDE 2: Bu yönetmelik, Hayrabolu Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün; görev, yetki ve çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar.
MADDE 3: 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birliklerinin Norm Kadro ilke ve Standartlarına ilişkin Esaslar” hakkındaki kararı gereğince, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. ve 49. Maddelerine istinaden yeniden adlandırılması nedeniyle, 5393 sayılı Kanununun 18. Maddesinin (m) bendi gereğince Müdürlüğün; Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma yönetmeliğinin hazırlanması zorunlu hale gelmiştir.
MADDE 4:
- a) Belediye Başkanlığı: Hayrabolu Belediye Başkanlığını,
- b) Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğünü,
- c) Personel: Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli personelleri,
- d) Meclis: Hayrabolu Belediye Başkanlığı Meclisini,
- e) Encümen: Hayrabolu Belediye Başkanlığı Encümenini,
- f) Genel Evrak Bürosu: Yazı İşleri Müdürlüğü Genel Evrak Bürosunu,
- g) Müdürlük Kalem Bürosu: Yazı İşleri Müdürlüğü Kalem Bürosunu,
- h) Encümen Bürosu: Yazı İşeri Müdürlüğü Encümen Bürosunu,
- i) Meclis Muamelat Bürosu: Yazı İşleri Müdürlüğü Meclis Muamelat Bürosunu ifade eder.
MADDE 5: Yazı İşleri Müdürlük büroları aşağıdaki isimlerden oluşmuştur.
- a) Yazı İşleri Müdürü,
- b) Genel Evrak Kayıt Bürosu,
- c) Müdürlük Kalem Bürosu,
- d) Encümen Bürosu,
- e) Meclis Muamelat Bürosu.
MADDE 6:
1) Yazı İşleri Müdürünün Görevleri:
- a) Yazı İşleri Müdürlüğünün görev ve sorumluluk alanına giren konuları Belediye başkanı ve/veya Başkan Yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir...
- b) Personelin izin planlarını yapar, izinlerini kullanmasını sağlar. Rapor, doğum, ölüm vb. konularda yazışmaları takip ve kontrol eder.
- c) Belediye Başkanlığına; dış ve iç kurum, birim ve kişilerden gelen-giden evrakların kontrolünü yapar...
- d) Dış ve iç birimlerden gelen-giden gizli dereceli evrakların kaydını yapar.
- e) Başkanlık adına Meclis ve Encümen gündemlerinin hazırlanmasını sağlar.
- f) Meclis toplantı tarihini ve gündemini Belediye Kanununun 20. ve 21. maddeleri gereğince üyelere ulaştırır.
- g) Meclis karar özetlerini ve tutanaklarını internet sayfasından yayınlatır.
- h) Alınan meclis kararlarının yasal süresi içinde ilgili makamlara gönderilmesini sağlar.
- ı) Belediye Encümeninin memur üyesi olarak toplantılara katılır ve kararları kayıt altına alır.
- j) Resmi Gazete takibini yapar ve ilgili birimlere sevkiyatını sağlar.
- k) Yeni çıkan kanun ve yönetmelikler hakkında birimleri bilgilendirir.
- l) Taşınır mal kayıtlarının ve demirbaşların kontrolünü sağlar.
- n) Stratejik planlama hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlar.
2) Genel Evrak Kayıt Bürosunun Görevleri:
- a) Kurum dışından gelen tüm evrakların kaydını yaparak ilgili birimlere zimmetle dağıtır.
- b) Kurumdan dışarıya gidecek yazıların çıkış kaydını yapıp ilgililerine ulaştırır.
3) Müdürlük Kalem Bürosu:
- a) Müdürlüğe gelen-giden evrakların havalesini, kaydını ve arşivlemesini yapar.
- b) Personelin özlük, izin ve sağlık işlemlerini yürütür.
- c) Resmi Gazete ve dergi aboneliklerini takip eder.
- d) Müdürlüğün taşınır mal hesabını ve bütçesini hazırlar.
- e) Müdürlük kurumsal e-posta adresini günlük olarak kontrol eder.
- f) 4109 sayılı Muhtaç Asker Ailesi Yardımı iş ve işlemlerini yürütür.
4) Encümen Bürosu:
- a) Encümen gündemini hazırlar ve üyelere ulaştırır.
- b) Alınan kararları yazar, numaralandırır ve ilgili birimlere sevk eder.
- c) Kararların arşivlenmesini ve internette yayınlanmasını sağlar.
- d) Encümen üyelerinin huzur hakkı puantajlarını hazırlar.
5) Meclis Muamelat Bürosu:
- a) Meclis gündemini hazırlar ve yasal sürede üyelere tebliğ eder.
- b) Komisyonlara havale edilen dosyaların takibini yapar.
- c) Meclis kararlarını yazar, imzalatır ve mülki amire gönderir.
- d) Meclis üyelerinin huzur haklarını ve özlük işlemlerini takip eder.
- e) Tüm meclis belgelerinin arşivlenmesini sağlar.
MADDE 7: Müdürlük görevlerini; 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütür.
MADDE 8: Tüm personel için geçerli kurallar:
- a) İş ve işlemlerde gizlilik esastır.
- b) Tüm vatandaşlara eşit davranılır.
- c) Görevden ayrılan personel elindeki evrakı devretmeden ayrılamaz.
- d) Hesap verebilirlik, verimlilik ve adalet ilkelerine uyulur.
MADDE 9: Ayçiçeği Festivali ve resmi bayramların sekretarya işlemleri bu müdürlükçe yürütülür.
MADDE 10: Bu yönetmelik Belediye Başkanı ve/veya yetki vereceği Başkan Yardımcısı talimatları doğrultusunda uygulanır.
MADDE 11: Bu yönetmelik Meclis kararından sonra yürürlüğe girer ve Belediye Başkanlığı tarafından yürütülür.